Dalam dunia per-event-an, keberhasilan sebuah acara bukan hanya dilihat dari panggung yang megah atau jumlah pengunjung yang membludak. Di balik itu semua, ada tim Event Organizer (EO) yang bekerja keras di balik layar, menjalankan fungsi-fungsi penting dengan peran yang saling melengkapi. Untuk menjadi EO profesional, memahami jobdesk atau tugas dalam tim event organizer adalah langkah utama yang tidak boleh diabaikan.
Berikut adalah pembagian lengkap jobdesk EO, dari level perencanaan hingga operasional, yang bisa dijadikan panduan untuk membentuk tim event yang solid dan efisien.
1. Project Manager / Event Director
Peran utama: Pemimpin proyek event secara keseluruhan.
Tugas:
- Menyusun konsep besar acara bersama klien
- Menentukan timeline dan milestone kerja
- Menyusun anggaran global dan mengawasi distribusi dana
- Mengawasi semua divisi, menyatukan visi antar tim
- Menjadi pengambil keputusan utama jika terjadi kendala besar
Project Manager adalah jembatan antara klien dan tim internal EO. Ia harus memiliki visi luas, kepemimpinan, dan kemampuan mengelola tekanan.
2. Event Planner / Event Coordinator
Peran utama: Perancang detail teknis pelaksanaan acara.
Tugas:
- Membuat rundown acara yang realistis
- Mengatur alur kegiatan secara mikro (menit ke menit)
- Menjadwalkan waktu datang vendor, talent, crew, MC, dll
- Melakukan gladi resik (technical meeting)
- Menyelesaikan kendala real-time selama event berlangsung
Posisi ini adalah “pemegang naskah” di balik panggung, yang harus mampu berpikir cepat dan bertindak gesit saat di lapangan.
3. Creative Team
Peran utama: Menyusun visual, konsep, dan elemen kreatif acara.
Tugas:
- Mengembangkan tema acara sesuai identitas brand atau kebutuhan klien
- Mendesain layout venue, backdrop, visual panggung
- Membuat konten visual digital (screen, poster, social media)
- Memberi masukan estetika pada konsep lighting, dekor, hingga MC
Creative team adalah sumber ide dan karakter acara. Tanpa mereka, acara terasa “biasa saja”.
4. Sponsorship & Partnership Officer
Peran utama: Mencari dukungan eksternal (dana & branding).
Tugas:
- Membuat proposal sponsorship yang menarik dan bernilai
- Menjalin kerja sama dengan brand, media partner, atau instansi pendukung
- Menentukan benefit dan positioning sponsor selama acara
- Menjadi penghubung antara pihak sponsor dan tim pelaksana
Keberadaan tim ini bisa membantu menekan biaya produksi dan meningkatkan nilai acara.
5. Marketing & Promotion Team
Peran utama: Menyebarkan awareness & menarik pengunjung.
Tugas:
- Menyusun strategi promosi (offline & digital)
- Menjalankan kampanye di media sosial, iklan, dan media lokal
- Mengelola penjualan tiket dan sistem distribusinya
- Membuat konten interaktif sebelum, saat, dan sesudah event
Tanpa promosi yang tepat, event berkualitas pun bisa sepi. Tim ini adalah ujung tombak exposure.
6. Logistics & Technical Team
Peran utama: Mengurus kebutuhan fisik, alat, dan logistik.
Tugas:
- Mengelola pengadaan dan transportasi barang
- Mengatur pengiriman, penataan, dan instalasi alat
- Berkoordinasi dengan vendor panggung, sound, lighting, dekorasi
- Memastikan semua alat berfungsi dan tepat waktu
Tim ini wajib memiliki ketelitian tinggi dan kemampuan koordinasi antar vendor.
7. Talent & Stage Manager
Peran utama: Mengatur semua aktivitas di atas panggung.
Tugas:
- Menyusun jadwal tampil talent/artis/MC
- Berkoordinasi dengan lighting, audio, dan visual
- Menjaga waktu panggung agar sesuai rundown
- Mengantisipasi perubahan teknis selama pertunjukan
Mereka menjaga “ritme” panggung agar tetap hidup dan profesional.
8. Keamanan & Operasional Lapangan
Peran utama: Menjamin kenyamanan & keselamatan peserta.
Tugas:
- Mengatur sistem akses masuk/keluar
- Mengelola crowd control dan alur pengunjung
- Menyediakan tim kesehatan dan prosedur darurat
- Berkoordinasi dengan satpam, polisi, atau tim rescue
Acara besar tanpa sistem keamanan yang baik berisiko tinggi mengalami kericuhan.
9. Dokumentasi & Media Production
Peran utama: Mengabadikan seluruh momen penting dalam acara.
Tugas:
- Mengatur tim foto & videografer
- Menyusun video highlight dan konten pasca-event
- Live documentation untuk sosial media
- Menyediakan footage untuk laporan sponsor & klien
Konten dari tim ini juga bisa menjadi bahan promosi untuk event selanjutnya.
10. Admin & Finance Support
Peran utama: Mengatur administrasi & pengeluaran event.
Tugas:
- Membuat dan mengelola invoice pembayaran
- Mencatat semua pengeluaran per divisi
- Menyusun laporan keuangan acara
- Mendukung kebutuhan dokumen (surat izin, kontrak, MoU)
Mereka adalah “back office” yang menjaga keteraturan dan transparansi usaha EO.
Dalam dunia event organizer, pembagian jobdesk yang jelas bukan sekadar formalitas — ini adalah fondasi dari kesuksesan acara. Tim yang memahami peran masing-masing akan bekerja lebih efisien, minim benturan, dan lebih mudah menyelesaikan masalah di lapangan. Baik untuk event kecil maupun besar, struktur ini bisa diadaptasi sesuai skala.
Untuk mendukung kelancaran operasional, jangan lupakan kebutuhan teknis seperti tiket gelang custom yang bisa dipakai untuk sistem akses, pembagian kategori peserta, atau souvenir. CV Samara Inti Abadi siap menyediakan solusi cetak gelang event berkualitas tinggi, cepat, dan sesuai kebutuhan brand-mu.